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La metodología Kanban es una forma de gestionar el trabajo y los procesos de manera eficaz y eficiente. Surgió en Japón en la década de 1950. Se basa en la visualización del trabajo y el uso de tableros para gestionar tareas y procesos. Utiliza tarjetas, etiquetas o post-it que representan las tareas pendientes, en progreso y completadas, estas tarjetas se colocan en un tablero Kanban que muestra de forma visual el estado de cada tarea, el flujo de trabajo y simplifica la comunicación del equipo.

Hoy en día, los tableros Kanban son, en su mayoría, tableros virtuales con columnas que representan las etapas del trabajo, aunque aún se pueden dibujar tableros Kanban y dar seguimiento al trabajo con post-it.

En un tablero, una “tarjeta Kanban” representa una tarea, y esta tarjeta de tarea avanza a través de las etapas del trabajo a medida que se finaliza.

Los equipos que usan un sistema Kanban tienden a colaborar en un único tablero Kanban, aunque las tareas generalmente se asignan a miembros individuales del equipo.

Una de las características de esta metodología es su flexibilidad, pudiéndose priorizar aquellas tareas según las necesidades del momento.

1. Empieza con un tablero en blanco.

2. Crea columnas para representar el trabajo.

Las columnas del tablero Kanban representan las distintas etapas de trabajo.

• Por hacer: Esta es la columna donde se agregará el trabajo nuevo.

• Haciendo: Se trata de las tareas en las que se está trabajando actualmente. Dependiendo de las necesidades del equipo, puedes desglosar esta columna en varias columnas más. 

• En espera: Mueve la tarea a esta columna si el trabajo presenta algunos cuellos de botella por algún motivo.

• Hecho: las tareas deberían aparecer en esta columna una vez que hayan sido finalizadas.

3. Agrega tareas para representar el trabajo

En un tablero Kanban, cada tarea está representada por una tarjeta. Asegúrate de que los títulos de las tareas sean concretos. Se recomienda empezar con un verbo para que el equipo sepa exactamente qué debe hacer.

En un tablero virtual de gestión del trabajo, también se puede agregar información adicional, contexto y archivos a las tarjetas Kanban. 

Una buena práctica de seguimiento de tareas es utilizar un código de color para designar el tipo de tareas a simple vista en nuestro tablero. Por ejemplo:

Rojo: Urgente. ¡Hazlo ya!.

Naranja: Existe un problema o incidencia que puede ser de carácter interno o externo.

Amarillo: En proceso o trabajando en ella.

Verde: Tarea terminada correctamente y sin incidencias.

Azul: Pendiente de revisión, hay un factor que impide terminarla.

Negra: Tarea abandonada o en cola demasiado tiempo.

4. Haz que el trabajo avance por las etapas (columnas)

El elemento central de los tableros Kanban es hacer avanzar el trabajo por las diferentes etapas. Las tareas parten del lado izquierdo hacia el lado derecho del tablero donde finaliza dicha tarea.

Se puede hacer manualmente arrastrando y soltando tareas, o buscar una solución virtual de gestión del trabajo que permita automatizar este proceso. 

5. Crea nuevos tableros Kanban si es necesario

En teoría, se puede usar el mismo tablero Kanban de forma indefinida. Debido a que los tableros Kanban dan seguimiento al trabajo a través de un proceso continuo, no hay motivo alguno para dejar de usar el tablero inicial. También se puede crear uno nuevo (o borra la pizarra), agregar la lista de tareas pendientes y empieza una vez más a trabajar.

1. Mejora de la visibilidad y transparencia: Kanban permite tener una vista clara y detallada del progreso de las tareas y proyectos en curso, lo que facilita la identificación de posibles cuellos de botella o áreas de mejora.

2. Optimización del flujo de trabajo: al limitar la cantidad de trabajo en progreso y priorizar las tareas más importantes, ayuda a aumentar la eficiencia y reducir los tiempos.

3. Aumento de la productividad: al facilitar la colaboración entre equipos y la asignación eficiente de recursos, contribuye a mejorar la productividad y la calidad del trabajo realizado.

4. Flexibilidad y adaptabilidad: Kanban es un enfoque ágil que se adapta fácilmente a los cambios y fluctuaciones en los requisitos del proyecto, permitiendo una mayor flexibilidad en la planificación y ejecución de las tareas.

5. Mejora de la comunicación y la colaboración: fomenta la comunicación abierta y la colaboración entre los miembros del equipo, lo que favorece un ambiente de trabajo más productivo y eficiente.

6. Reducción del estrés y aumento de la satisfacción laboral: al facilitar la organización y gestión de las tareas, lo que a su vez aumenta la satisfacción y el compromiso de los empleados.